Πολιτική Τηλεργασίας

Εισαγωγή

Οι συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες, οι νέες ανάγκες, η εξέλιξη της τεχνολογίας και οι αυξανόμενες απαιτήσεις έχουν οδηγήσει στην εμφάνιση νέων μορφών παροχής εργασίας. Ανάμεσα σε αυτές, πρωταρχική θέση κατέχει η τηλεργασία. Η μορφή αυτή απασχόλησης, διαδραμάτισε σημαντικό ρόλο, ειδικότερα κατά την περίοδο της πανδημίας, με την ΠΝΠ της 11/03/2020, ως μέτρο για την αποφυγή της διασποράς της COVID19, του περιορισμού της και για την διασφάλιση της δημόσιας υγείας. Έτσι, σε περίπτωση που θεωρηθεί αναγκαίο να επιβληθούν έκτακτα μέτρα προστασίας και για όσο διάστημα διαρκέσει η εφαρμογή τους, προβλέπεται από το Νομοθέτη ότι ο εργοδότης δύναται με απόφασή του να καθορίζει ότι η εργασία για μέρος ή για όλο το προσωπικό, όταν το επιτρέπει η φύση της εργασίας, θα μπορεί να πραγματοποιείται με το σύστημα της εξ αποστάσεως εργασίας (τηλεργασία). Πέραν αυτών όμως, η τηλεργασία μπορεί να θεωρηθεί ως μια νέα μορφή εργασίας η οποία παρέχει ευελιξία τόσο στον εργαζόμενο, όσο και στον εργοδότη, ενώ παράλληλα συμβάλλει στην εξοικονόμηση της ενέργειας αλλά και του χρόνου. Στη χώρα μας, η τηλεργασία ή αλλιώς η εξ αποστάσεως εργασία, προβλέπεται στο άρθρο 67 του Νόμου 4808/2021.

Ορισμοί/Συντμήσεις

Εξ αποστάσεως εργασία (Τηλεργασία): Η εξ αποστάσεως εργασία ή τηλεργασία είναι η εξ αποστάσεως παροχή της εξαρτημένης εργασίας του εργαζoμένου μερικής, πλήρους, εκ περιτροπής ή άλλης μορφής απασχόλησης. Η παροχή της εξ αποστάσεως εργασίας (τηλεργασία) γίνεται με τη χρήση ΤΠΕ.
ΤΠΕ (Τεχνολογία Πληροφορίας και Επικοινωνίας): Είναι το σύνολο των τεχνολογιών που προσφέρονται στους εργαζομένους της GreenFence, στα πλαίσια της σχέσης εργασίας, ώστε να επιτυγχάνεται η παροχή των υπηρεσιών τους εκτός των εγκαταστάσεων.
Ο όρος πληροφορίες αναφέρεται στα δεδομένα που μεταφέρονται μέσω τεχνολογικών μέσων και περιλαμβάνουν κείμενα, εικόνες και ήχο.
B.Y.O.D.: Bring Your Own Device (Φέρε τη δική σου συσκευή) Περιγράφει τη χρήση εξοπλισμού προσωπικών συσκευών σε επαγγελματικό πλαίσιο, η οποία εφαρμόζεται ευρέως κατά την παροχή εξ αποστάσεως εργασίας. Η δυνατότητα αυτή προβλέπεται και από το Νόμο 4807/2021.

Σκοπός της Πολιτικής

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι να καθοριστεί ένα πλαίσιο διαχείρισης, σύμφωνα με το οποίο να μπορεί να διασφαλιστεί η ασφάλεια της χρήσης φορητών συσκευών και η ασφάλεια της πληροφορίας σύμφωνα με το πρότυπο της Διαχείρισης της Ασφάλειας της Πληροφορίας ISO27001:2013. Λόγω της φύσης της δραστηριότητας της GreenFence, καθίσταται αναγκαίο να τηρείται η παρούσα πολιτική από τον εκάστοτε εργαζόμενο που απασχολείται σε καθεστώς τηλεργασίας.

Η τήρηση της πολιτικής αυτής αποσκοπεί στην πρόληψη της διαρροής των πληροφοριών που μπορεί να αφορούν πελάτες ή συνεργάτες της εταιρείας και παράλληλα στην προστασία της ιδιωτικότητας των εργαζομένων που δουλεύουν εξ αποστάσεως. Ειδικότερα, η τηλεργασία καθιστά δυσδιάκριτα τα όρια μεταξύ σπιτιού και εργασίας. Η χρήση της τεχνολογίας ως μέσο εργασίας από το σπίτι επιτρέπει και μεγαλύτερη διείσδυση στον ιδιωτικό χώρο και χρόνο με αποτέλεσμα να τίθεται θέμα αμφισβήτησης της προστασίας της ιδιωτικότητας, των προσωπικών δεδομένων και του δικαιώματος στον ιδιωτικό βίο, πράγμα που θα μπορούσε να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην ισορροπία μεταξύ της επαγγελματικής και της προσωπικής τους ζωής. Για το λόγο αυτό η εφαρμογή των κανόνων προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι επιβεβλημένη. Συνεπώς, σκοπός της πολιτικής είναι η υλοποίηση της τηλεργασίας με τον ενδεδειγμένο τρόπο, τόσο για την ασφάλεια των πληροφοριών της εταιρείας και των πελατών της, όσο και για τον ίδιο τον εργαζόμενο και την προστασία της προσωπικής του ζωής.

ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Η Πολιτική για την εξ αποστάσεως απασχόληση (τηλεργασία) εφαρμόζεται στους εργαζόμενους εκείνους που η θέση της εργασίας τους προσφέρεται για εξ αποστάσεως παροχή της. Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορούσε να εφαρμοστεί στο σύνολο των απασχολούμενών της, καθώς η δια ζώσης παρουσία ενός μεγάλου μέρους της GreenFence, είναι αναγκαία για την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Επιπλέον, η εξ αποστάσεως εργασία εφαρμόζεται ύστερα από γραπτή συμφωνία με τον εργοδότη και εφόσον, είτε κρίνεται αναγκαίο για λόγους ασθενείας του εργαζόμενου, είτε για λόγους δημόσιας υγείας ή ασφάλειας ή για λόγους διευκόλυνσης όταν ο τόπος διαμονής του εργαζόμενου βρίσκεται σε μεγάλη απόσταση από τις εγκαταστάσεις της εταιρείας, προκειμένου να εξοικονομείται χρόνος και ενέργεια.

Η Πολιτική

Η GreenFence αντιλαμβανόμενη τη ζημία που μπορεί να προκαλέσει η εξ αποστάσεως απασχόληση στην ασφάλεια των πληροφοριών και στην παραβίαση της ιδιωτικότητας των εργαζομένων και κατ’ επέκταση στην αξιοπιστία και στη φήμη της εταιρείας, υιοθετεί συγκεκριμένη πολιτική για τη διαχείριση της εργασίας από απόσταση (τηλεργασία).

Συγκεκριμένα υιοθετεί:

Παράλειψη αποθήκευσης των κωδικών πρόσβασης: η προσωρινή αποθήκευση θα πρέπει να αποφεύγεται. Ωστόσο, εάν η αποθήκευση θεωρηθεί αναγκαία, θα πρέπει να εξασφαλίζεται ότι η συγκεκριμένη συσκευή προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης.
Προστασία της συσκευής χρήσης κατά την τηλεργασία: Η συσκευή που χρησιμοποιείται κατά την τηλεργασία θα πρέπει να φυλάσσεται σε ασφαλές μέρος όταν δεν χρησιμοποιείται, προς αποτροπή κλοπής της.
Ενεργοποίηση όλων των ενημερώσεων ασφαλείας για το λειτουργικό σύστημα, την ασφάλεια εφαρμογών και το κακόβουλο λογισμικό.
Σε περίπτωση που ο εργαζόμενος κάνει χρήση B.Y.O.D. κατά την εξ αποστάσεως εργασία, η εταιρεία δεν επιτρέπεται να επεμβαίνει σε τμήματα της προσωπικής του συσκευής τα οποία τεκμαίρεται ότι χρησιμοποιούνται μόνο για ιδιωτικούς σκοπούς. Απώτερος σκοπός της εφαρμογής της παρούσας πολιτικής είναι η διάκριση της προσωπικής από την επαγγελματική χρήση της συσκευής και ειδικότερα η αποτροπή της συλλογής δεδομένων που σχετίζονται με την οικογενειακή και ιδιωτική ζωή του απασχολούμενου. Ενδεικτικά κατά τη χρήση B.Y.O.D., μεταξύ άλλων πρέπει να τηρούνται τα εξής: -φυσικός ή λογικός διαχωρισμός των τμημάτων της προσωπικής συσκευής από εκείνου του τμήματος που προορίζεται για επαγγελματική χρήση, -απαίτηση τήρησης βασικών μέτρων ασφαλείας π.χ.: αντιϊκό πρόγραμμα, -ενημέρωση και ευαισθητοποίηση των χρηστών/ εργαζόμενων σχετικά με τους κινδύνους που ενέχει η μη προσήκουσα χρήση των συσκευών, -η προηγούμενη έγκριση της Διοίκησης της GreenFence για τη χρήση προσωπικού εξοπλισμού.
Εκπαίδευση και ενημέρωση των εργαζομένων σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων κατά τη χρήση των συσκευών στην τηλεργασία.

Συνέπειες μη Συμμόρφωσης

Η μη συμμόρφωση με τα ως άνω αναφερόμενα μπορεί να καταστεί επιζήμια για τη φήμη και την αξιοπιστία της GreenFence. Η μη προσήκουσα χρήση των συσκευών κατά τη διάρκεια της εξ αποστάσεως εργασίας μπορεί να οδηγήσει σε διαρροή πληροφοριών που ενδεχομένως να πλήξει τα συμφέροντα της Εταιρείας, των πελατών της αλλά και την προσωπικότητα των ίδιων των χρηστών, όταν η διαρροή των πληροφοριών αφορά προσωπικά ζητήματα. Για το λόγο αυτό, σε περίπτωση διαπίστωσης τέτοιου περιστατικού, καθίσταται αναγκαία η αναφορά του, στη Διοίκηση ή στον Υπεύθυνο Συμμόρφωσης, χωρίς υπαίτια καθυστέρηση, ώστε να αποκατασταθεί η τάξη. Εάν μια τέτοια ανακολουθία γίνει αντιληπτή, παρακαλούμε όπως επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω e-mail στη διεύθυνση: compliance@greenfence.gr, ή τηλεφωνικώς στο 22990 68798.