Πολιτική Συμμετοχής Εργαζομένων στα Μεσ. Κοιν. Δικτύωσης

Εισαγωγή

Η ενασχόληση με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της σύγχρονης εποχής. Μεγάλο ποσοστό του πληθυσμού συμμετέχει σε κάποια πλατφόρμα κοινωνικής δικτύωσης με σκοπό την ενημέρωση, την επικοινωνία και την αλληλεπίδραση. Η Διοίκηση της GreenFence, αναγνωρίζει την ανάγκη του προσωπικού της για συμμετοχή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, σεβόμενη τις εξελίξεις και τις απαιτήσεις της εποχής σε σχέση με τη χρήση των δικτύων ως μέσο ανταλλαγής πληροφοριών και απόψεων.

Επιπλέον, αντιλαμβάνεται ότι πλέον τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αποτελούν ένα αποτελεσματικό εργαλείο και διευκολυντικό μέσο εταιρικών και επιχειρηματικών σχέσεων, ενώ παράλληλα αναγνωρίζει τους κινδύνους που ενέχει η μη σωστή χρήση τους και τις συνέπειες αυτής τόσο για την φήμη και την αξία της εταιρίας, όσο και για τους υπαλλήλους της.

Η χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης από τους υπαλλήλους της εταιρείας θα πρέπει να εναρμονίζεται με τo νομοθετικό πλαίσιο που ισχύει τόσο σε εθνικό, όσο και σε Ευρωπαϊκό επίπεδο. Για το λόγο αυτό η GreenFence παρέχει την κατάλληλη εκπαίδευση και ενημέρωση στο προσωπικό της σε σχέση με τη σημασία της τήρησης της προστασίας των Προσωπικών Δεδομένων και της επεξεργασίας τους ώστε να συμμορφώνεται πλήρως με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία των Δεδομένων (GDPR) 2016/279, με τον Ν. 4624/29-08-2019 (ΦΕΚ τ. Α’ 137) για την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, με τον Κανονισμό της ΕΕ 2019/679 για την προστασία φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, με το άρθρο 9^Α του Συντάγματος για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων και με το άρθρο 371 του Ποινικού Κώδικα για την Παραβίαση της Επαγγελματικής Εχεμύθειας.

Παράλληλα, αναγνωρίζει και σέβεται τα δικαιώματα των υπαλλήλων της σε σχέση με την ελευθέρια της έκφρασης και την ανάπτυξη της προσωπικότητας τους σύμφωνα με το άρθρο 5 του Συντάγματος για την Ελεύθερη Ανάπτυξη της Προσωπικότητας και της Προσωπικής Ελευθερίας όπως και με το άρθρο 5^Α του Συντάγματος, για το Δικαίωμα στην Πληροφόρηση.

Μέσα Κοινωνικής Δικτύωσης

ΟΡΙΣΜΟΣ

Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης περιλαμβάνουν τεχνολογίες διαδικτύου και κινητής τηλεφωνίας για να μετατρέπουν την επικοινωνία σε αλληλεπιδραστικό διάλογο. Οι πλατφόρμες των μέσων κοινωνικής δικτύωσης έχουν πολλές διαφορετικές μορφές, που περιλαμβάνουν, χωρίς περιορισμό, ιστολόγια (blogs) και μικρο-ιστολόγια (microblogs) (π.χ. Twitter, Tumblr), περιεχόμενο κοινοτήτων (π.χ. YouTube), ιστοτόπους κοινωνικής και επαγγελματικής δικτύωσης (π.χ. Facebook, Linkedin), περιβάλλοντα εικονικών παιχνιδιών και κοινωνικών παιχνιδιών (π.χ. World of Warcraft, SecondLife). Η εφαρμογή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης αυξάνεται και εξελίσσεται ταχύτατα. Αυτή η πολιτική καλύπτει επίσης τις μελλοντικές εφαρμογές των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, σε οποιαδήποτε μορφή κι αν παρουσιάζονται.

Πολιτική

H GreenFence ως εταιρία Εμπιστευτικής Καταστροφής Αρχειακού Υλικού κρίνει απαραίτητη την υιοθέτηση συγκεκριμένης πολιτικής απέναντι στη χρήση και τη συμμετοχή στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης καθώς και την διατήρηση συγκεκριμένων προτύπων για το περιεχόμενο και τον τρόπο των επικοινωνιών της. Συγκεκριμένα, απαιτείται να διατηρούνται συγκεκριμένες πληροφορίες των πελατών της GreenFence ως εμπιστευτικές και να επιδεικνύεται ο απαιτούμενος σεβασμός στην ποικιλομορφία των ανθρώπων και των συναδέλφων. Γίνεται σαφές ότι κάθε άτομο είναι αποκλειστικά υπεύθυνο για όσα αναρτά στο διαδίκτυο.

Πολιτική για τη συμμετοχή των υπαλλήλων της εταιρείας στα Μέσα Κοινωνικής Δικτύωσης:

Προστασία της GreenFence και της φήμης της μέσω της προστασίας της πληροφορίας που λαμβάνεται.
Υπεύθυνη επικοινωνία στα Social Media σύμφωνα με το ισχύον νομικό πλαίσιο.
Διαφύλαξη εμπιστευτικών πληροφοριών που αφορούν την GreenFence. Η ασφάλεια της Πληροφορίας (Information Security) αποτελεί προτεραιότητα και υποχρέωση των υπαλλήλων της GreenFence ώστε να προστατεύονται πληροφορίες εμπιστευτικές ή εσωτερικές που αφορούν πελάτες της εταιρείας, τη στρατηγική της εταιρείας, τους συναδέλφους ή τους προμηθευτές της εταιρείας καθώς και έγγραφα που διακινούνται στο επιχειρηματικό ηλεκτρονικό δίκτυο (intranet),όπως Πράξεις Διοίκησης, Ανακοινώσεις κ.α.
Αναρτήσεις ή σχόλια σχετικά με την GreenFence, πρέπει να αποφεύγονται. Μόνο συγκεκριμένοι εργαζόμενοι έχουν εξουσιοδότηση να εκπροσωπούν δημόσια την GreenFence, για το λόγο αυτό οποιαδήποτε θέση αναρτάται δημοσίως, θα πρέπει να καθίσταται σαφές ότι αποτελεί προσωπική άποψη και ουδεμία σχέση έχει με την εταιρία.
Το αποτύπωμα και το ύφος των επικοινωνιών μας θα πρέπει να είναι συμβατό με τις αρχές της GreenFence. Απαιτείται υπεύθυνη διαχείριση του περιεχομένου των αναρτήσεων, γνωρίζοντας ότι παραμένει ορατό σε ευρύ κοινό και για μεγάλο χρονικό διάστημα, σεβασμός στο κοινό, στα πνευματικά δικαιώματα, στην ιδιωτικότητα των τρίτων, χωρίς επώνυμες αναφορές εάν δεν υπάρχει προηγούμενη έγκριση των προσώπων αυτών, (ειδικά πελατών και συνεργατών). Αποφεύγεται η βωμολοχία, ο εκφοβισμός, η δυσφήμιση και οι προσβολές σε άλλα άτομα ή κοινωνικές ομάδες.
Συμμόρφωση ως προς τις υποχρεώσεις και τους όρους εργασίας απέναντι στην GreenFence, ειδικότερα ως προς αυτούς που αφορούν την εμπιστευτικότητα, την εχεμύθεια την εκπροσώπηση αλλά και τους κανόνες του Κώδικα Δεοντολογίας και Ηθικής, ακόμα και κατά τη χρήση των κοινωνικών δικτύων στον ελεύθερο χρόνο μας.
Οποιαδήποτε δημοσίευση θα μπορούσε δυνητικά να βλάψει την GreenFence. Για τα λόγο αυτό οι υπάλληλοι θα πρέπει να ενεργούν υπεύθυνα και με σκοπό η εταιρία να αποκομίσει αποκλειστικά οφέλη από την ψηφιακή παρουσία.
Η χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης κατά τη διάρκεια της εργασίας, είναι αυτονόητο, ότι είναι επιτρεπτή μόνο και εφόσον εξυπηρετεί υπηρεσιακές ανάγκες. Η προσωπική χρήση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης θα πρέπει να πραγματοποιείται εκτός του ωραρίου εργασίας ώστε να μην επηρεάζει την καθημερινή εργασιακή δραστηριότητα και την απόδοση των υπαλλήλων της GreenFence.
Είναι σημαντικό να μην αποκαλύπτονται πληροφορίες και να μην δημοσιεύονται σχόλια σχετικά με την GreenFence, όχι μόνο στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αλλά εν γένει σε αναρτήσεις, φωτογραφίες, επικοινωνίες με τον τύπο, δημόσιες ομιλίες κλπ.
Συνιστάται η μη χρήση διευθύνσεων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας (e-mail) της εταιρείας για εγγραφές σε μέσα κοινωνικής δικτύωσης.