Consulting

H επιχείρηση προσφέρει υπηρεσίες συμβουλευτικής στην :

Διαχείριση Αρχειακού Υλικού

Κάθε είδους δραστηριότητα οδηγεί νομοτελειακά στην παραγωγή αρχειακού υλικού. Για την ακρίβεια το αρχείο αποτελεί τμήμα της δραστηριότητας κάποιου φυσικού ή νομικού προσώπου. Έτσι, το αρχειακό υλικό δημιουργείται για να χρησιμοποιηθεί στο πλαίσιο της συγκεκριμένης δραστηριότητας, την οποία αφού αποτελεί πιστή απεικόνιση της μπορεί να την τεκμηριώσει, δηλαδή να την αναπαραστήσει /ανασυνθέσει ακόμη και πολύ αργότερα από την ολοκλήρωσή της.

Η οργανωμένη και νόμιμη καταστροφή (εκκαθάριση) τεκμηρίων είναι καθημερινή πραγματικότητα στο αρχειακό περιβάλλον, καθώς το υλικό που κρίνεται διατηρητέο ως ιστορικά «σημαντικό» δεν αποτελεί παρά ένα μικρό ποσοστό του συνολικά παραγόμενου.

Η GreenFence έχει τη δυνατότητα να έρθει στο χώρο σας και σε συνεργασία μαζί σας και να δημιουργήσει άρτια ροή εργασιών και πληροφορίας η οποία θα αποτυπώνει τον κύκλο ζωής των εγγράφων σας και καταλήγει στην εμπιστευτική καταστροφή του άχρηστου αρχειακού υλικού.

Οι συμβουλευτικές υπηρεσίες σε θέματα Διαχείρισης Αρχειακού Υλικού πραγματοποιούνται από εξειδικευμένο προσωπικό της επιχείρησης οι οποίοι είναι απόφοιτοι του τμήματος Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης του Πανεπιστημίου Δυτική Αττικής και περιλαμβάνουν προτάσεις για:

  • Τήρηση αρχείου. Προτάσεις για θεματική ή key based αρχειοθέτηση έπειτα από εξέταση των ροών εργασίας της εταιρείας σας.
  • Χώρο φύλαξης αρχείου. Ενδελεχής έλεγχος του χώρου φύλαξης του in house αρχείου με την ταυτόχρονη καταγραφή τυχών προβλημάτων (υγρασία, θερμοκρασία κλπ.) στοχεύοντας την αποτροπή αλλοίωσης σημαντικών εγγράφων .
  • Μελέτες για το κόστος διαχείρισης του in house αρχείου σας και προτάσεις για τη μείωσή του.

Μελέτες στον τομέα του Records Management έχουν αποδείξει ότι κάθε εταιρεία που δεν έχει ένα ενιαίο πρόγραμμα διαχείρισης εγγράφων:

  • Δαπανά 20€ σε κάθε εργαζόμενο κάθε μήνα για εργασίες αρχειοθέτησης.
  • Χρεώνεται κάθε μήνα με 120€ ως κόστος απώλειας εργατοωρών για την αναζήτηση και ανάκτηση των λανθασμένα αρχειοθετημένων εταιρικών εγγράφων.
  • Χάνει χωρίς δυνατότητα ανεύρεσης 1 στα 20 αρχειοθετημένα έγγραφα.
  • Χρεώνεται με 25 εργατοώρες ενασχόλησης των εταιρικών ανθρωπίνων πόρων της για την αναδημιουργία του κάθε απολεσθέντος εγγράφου.
  • Χρεώνεται για κάθε έτος με 400 εργατοώρες ενασχόλησης του προσωπικού της για την αναζήτηση και ανεύρεση των «χαμένων» εγγράφων.
  • Αρχειοθετεί λαθεμένα το 3% του έντυπου υλικού της.
  • Χρεώνεται με 5 έως 15% του χρόνου του κάθε επαγγελματία για την ανάγνωση της οποιασδήποτε πληροφορίας αλλά 50% για την αναζήτηση αυτής.
  • Σπαταλά το 20% του συνολικού του χώρου για ανάγκες φύλαξης αρχειακού υλικού.

Για τους παραπάνω λόγους προτείνουμε την λύση της φύλαξης του αρχείου σας σε εξειδικευμένη εταιρεία διαχείρισης και φύλαξης αρχειακού υλικού όπου γίνονται οι παρακάτω εργασίες :

  • Συσκευασία του έγχαρτου αρχείου σε ειδικά κιβώτια αρχειοθέτησης και μεταφορά σε Διαχειριστικά Κέντρα της εταιρείας φύλαξης.
  • Δημιουργία λεπτομερούς μητρώου ώστε το αρχειακό υλικό να είναι πλήρως καταγεγραμμένο και διαχειρίσιμο.
  • Εξυπηρέτηση των αιτημάτων διαχείρισής με φυσικές παραδόσεις έγχαρτων αρχείων ή ηλεκτρονικές αποστολές ψηφιοποιημένων εγγράφων στον υπολογιστή του υπευθύνου (μέσω πλατφόρμας ασφαλούς ανταλλαγής ψηφιακών εγγράφων).
  • Όταν παρέλθει η περίοδος διακράτησης θα γίνεται εκκαθάριση του αρχειακού υλικού και θα εκδίδεται σχετικής βεβαίωση εμπιστευτικής καταστροφής σύμφωνα με την οδηγία 1/2005 της ΑΠΔΠΧ.

English