Διαχείριση Αρχειακού Υλικού
Κάθε είδους δραστηριότητα οδηγεί νομοτελειακά στην παραγωγή αρχειακού υλικού. Για την ακρίβεια, το αρχείο αποτελεί τμήμα της δραστηριότητας κάποιου φυσικού ή νομικού προσώπου. Έτσι, το αρχειακό υλικό δημιουργείται για να χρησιμοποιηθεί στο πλαίσιο της συγκεκριμένης δραστηριότητας, την οποία, αφού αποτελεί πιστή απεικόνισή της, μπορεί να την τεκμηριώσει, δηλαδή να την αναπαραστήσει /ανασυνθέσει ακόμη και πολύ αργότερα από την ολοκλήρωσή της. Η οργανωμένη και νόμιμη καταστροφή (εκκαθάριση) τεκμηρίων, είναι καθημερινή πραγματικότητα στο αρχειακό περιβάλλον, καθώς το υλικό που κρίνεται διατηρητέο ως ιστορικά «σημαντικό» δεν αποτελεί παρά ένα μικρό ποσοστό του συνολικά παραγόμενου. Η GreenFence, έχει την δυνατότητα να έρθει στο χώρο σας και σε συνεργασία με εσάς, να δημιουργήσει άρτια ροή εργασιών και πληροφορίας, η οποία θα αποτυπώνει τον κύκλο ζωής των εγγράφων σας και θα καταλήγει στην Εμπιστευτική Καταστροφή του άχρηστου αρχειακού υλικού. Οι συμβουλευτικές υπηρεσίες σε θέματα «Διαχείρισης Αρχειακού Υλικού» πραγματοποιούνται από εξειδικευμένο προσωπικό της εταιρείας, οι οποίοι είναι απόφοιτοι του τμήματος «Αρχειονομίας, Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης» του Πανεπιστημίου Δυτικής Αττικής και περιλαμβάνουν προτάσεις για:
- Τήρηση αρχείου. Προτάσεις για θεματική ή key based αρχειοθέτηση έπειτα από εξέταση των ροών εργασίας της εταιρείας σας.
- Χώρο φύλαξης αρχείου. Ενδελεχής έλεγχος του χώρου φύλαξης του in house αρχείου με την ταυτόχρονη καταγραφή τυχόν προβλημάτων (υγρασία, θερμοκρασία κλπ.) στοχεύοντας στην αποτροπή αλλοίωσης σημαντικών εγγράφων.
- Μελέτες για το κόστος διαχείρισης του in house αρχείου σας και προτάσεις για τη μείωσή του.